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5WH da Gestão Patrimonial
Com o advento da Lei 11.638 e das CPCs estabelecendo as regras para a adequação das demonstrações financeiras às Normas Internacionais de Demonstrações Financeiras (IFRS), a falta de uma Gestão Patrimonial nas empresas, pode comprometer seriamente a sua imagem perante os investidores em geral. A má gestão patrimonial pode comprometer seriamente a apresentação de resultados financeiros pondo em dúvida a credibilidade da instituição.
O objetivo deste artigo é ajudar as pessoas que estão planejando a implantação de uma gestão patrimonial, utilizando a fórmula 5WH. É uma metodologia que ajuda na tomada das decisões porque permite visualizar o problema de forma clara e objetiva e definir o perfil do profissional necessário para gerir o patrimônio da empresa. A fórmula 5WH consiste em fazer as 5 perguntas antes de tomar decisão ou fazer qualquer coisa: quem, o quê, onde, quando, porque e como.
Metodologia: 5WH de gestão patrimonial
- Who: Quem é o responsável pela gestão patrimonial?
- What: O que é ativo imobilizado?
- Where: Onde controlar os bens patrimoniais (ativo imobilizado)?
- When: Quando se inicia e quando termina o controle dos bens patrimoniais? / Quando inicia e quando termina o cálculo da depreciação?
- Why: Porque controlar os bens patrimoniais?
- How: Como controlar os bens patrimoniais?
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Who: Quem é o responsável pela gestão patrimonial?
Uma das definições mais importantes, senão a mais importante para se implantar com eficiência a Cultura do Controle do Imobilizado na empresa, é a escolha do(s) responsável(is) por cada etapa da Gestão Patrimonial, como as tarefas representadas pelas indagações a seguir:
– Pela Integridade física do bem (controle físico)?
– Identificação dos bem (colocação de etiquetas patrimoniais)?.
– Pela identificação correta: descrição do bem, pela padronização das descrições?
– Pelos bens em poder de terceiros, bens em comodato?
– Informação contábil: valor de aquisição do bem, classificação contábil?
– Contabilização da aquisição?
– Contabilização da baixa de bens, apuração de resultado na venda dos bens?
– Contabilização das transferências de bens.
– Atualização das movimentações dos bens?
– Cálculo e contabilização das depreciações mensais?
– Integridade fiscal e batimento entre os controles contábeis, fiscais e físicos?
– Controle do créditos do CIAP/PIS e Cofins., etc?
– Quem pode autorizar uma baixa do imobilizado?
– Quem pode autorizar uma venda do imobilizado?
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What: O que é ativo imobilizado?
É impressionante a quantidade de erros cometidos por falta de conhecimento básico que detectamos ao longo dos anos que prestamos serviços de controle patrimonial, como: registro de bens que não deveriam ser imobilizados ou bens classificados em contas erradas gerando depreciações erradas, ou um terreno classificado junto com as edificações e sendo depreciadas. Para evitar esse tipo de erro é fundamental ter os conceitos sobre o que compõe / não compõe o ativo imobilizado e sobre todas as leis e aspectos que influenciam o controle do imobilizado:
– O que é ativo imobilizado?
– O que não devo em hipótese nenhuma imobilizar?
– O que pode ser imobilizado?
– O que pode ser depreciado (Bens Depreciáveis)? (DL 3000 artigos 301, 305 e 307 a 312)
– O que é imobilização em andamento?
– O que é custo de aquisição de um bem?
– O que é teste de recuperabilidade?
– O que é vida útil econômica?
– O que é valor recuperável?
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Where: Onde estão os bens ou onde se deve fazer o controle?
Do ponto de vista físico o controle deve ser realizado onde está o bem, mas a pessoa tem condição de exercer as funções respondendo a todos os questionamentos do 5wh?
– Onde deve controlar: Filial, Departamento: Contabilidade, Fiscal, Controladoria, Manutenção, Engenharia?
– Controle centralizado ou descentralizado?
– Onde fixar a etiqueta de patrimônio (padronizar o local para fixação da etiqueta)?
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When: Quando se inicia e quando termina o controle dos bens patrimoniais?
Outra definição importante é em que momento deve se iniciar o controle dos bens patrimoniais. Para isso, deve se atentar as seguintes questões:
– a partir da requisição da compra?
– a partir da aprovação da compra?
– a partir da data da compra ou seja a partir da emissão do pedido de compra?
– a partir da data do recebimento?
– a partir do pagamento?
– a partir da data da instalação?
– se for aquisição por consórcio?
– se for aquisição por leasing?
– imobilizações em andamento?
– bens de fabricação própria?
– Quando inicia o cálculo da depreciação? Quando entra em operação?
– Quando parar o cálculo da depreciação (por ex: reforma)?
– Quando termina o cálculo da depreciação?
– Quando terminar o cálculo da depreciação, não preciso mais controlar o item?
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Why: Porque controlar os bens patrimoniais?
Está é a pergunta básica a ser formulada. Para isso, é necessário obter as respostas para as seguintes indagações:
– Quais são as conseqüências possíveis se eu não controlar os bens patrimoniais?
– Se não tiver o controle individualizado dos bens físicos conciliados com os registros contábeis, como fazer e provar que o teste de recuperabilidade aplicada está correto?
– Como provar a veracidade das informações financeiras publicadas se há incoerência entre o controle contábil e controle físico dos bens?
– Se acontecer qualquer sinistro?
– Se surgir uma oportunidade de negócio: cisão, fusão, incorporação?
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How: Como controlar os bens patrimoniais?
Os métodos para o controle dos bens patrimoniais devem estar bem definidos e diversas possibilidades devem ser estudadas, para que a metodologia seja adequada a empresa e as características de cada bem. Para isso, devem ser levados em conta fatores como:
– Como identificar: etiquetas patrimoniais com código de barras ou RFID?
– Como identificar: material da etiqueta mais adequada (alumínio, aço, poliéster)?
– Como e onde devo fixar a etiqueta (cola, autoadesiva, rebite)?
– Como tratar os bens não localizados em uma revisão física?
– Como tratar os bens totalmente depreciados?
– Como identificar e controlar os bens compostos de várias partes (sistema de transporte, sistema de refrigeração, motor, rolamento)?
– Como controlar o Valor residual final de um ativo (valor de descarte)?
– Como implantar uma política de desmobilização do ativo fixo?
– Como controlar as movimentações físicas dos bens?
– Como controlar: Sistema de controle patrimonial (Multi-moeda? Multi-filial? Web ou desktop)?
– Como um bom sistema pode tornar mais simples a gestão patrimonial?
– Como contabilizar e controlar o Ajuste de Avaliação Patrimonial?
– Como controlar os créditos do CIAP / Pis e Cofins? (Geração do bloco G – Sped ICMS?)
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A AfixCode é uma empresa especializada na prestação de serviços de Controle Patrimonial, atendendo a todas as etapas: Inventário do Imobilizado, Avaliação Patrimonial e Implantação de Sistemas: AfixInv – Software de Inventário (com coletor de dados), AfixPat – Sistema de Controle Patrimonial e AfixWeb – Sistema de Controle Patrimonial Web. Conheça nossos serviços!
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