Já se perguntou qual é o momento ideal para contratar um inventário patrimonial? Este artigo ajuda neste questionamento, revelando por que a decisão de contratar um inventário patrimonial precisa considerar diversos aspectos e ser tomada de maneira estratégica para o negócio.
Uma das dúvidas mais comuns que recebemos é “Existe algum melhor momento para contratar um serviço de Inventário Patrimonial?” ou ainda, seguindo a mesma linha: “Quando que se deve contratar um serviço de regularização do imobilizado?”.
Não temos uma resposta padrão para essas dúvidas e cabe a cada gestor avaliar os prós e contras para determinar o que mais faz sentido para a sua empresa. Mas, quais fatores devem ser levados em conta para escolher o melhor momento para cada negócio? Existem benefícios ao se optar por realizar o inventário em certa época do ano?
Por isso, neste artigo trouxemos tanto a nossa visão e experiência quanto às melhores práticas adotadas por nossos clientes para te ajudar a tomar essa decisão.
Continue lendo e confira!
Qual é o melhor momento para contratar o serviço de inventário?
Não existe um melhor momento, ou um mês melhor do que o outro. Uma recomendação geral que damos para nossos clientes que realizam inventário de bens patrimoniais periodicamente é se possível fazer o inventário no primeiro semestre.
Isto porque historicamente a demanda é menor e com isso, além de ter mais tempo para concluir e analisar todo o resultado, o investimento para a realização do serviço sempre é menor do que no segundo semestre.
Quando as empresas costumam contratar
O pico da demanda acontece geralmente entre julho e outubro, e ainda sempre tem as empresas que deixam para última hora entre novembro e dezembro, e esses geralmente acabam pagando mais caro, além do estresse de brigar contra o relógio.
Motivos para fazer um planejamento e contratar com antecedência
Se por algum motivo específico você precisar que o inventário seja realizado no segundo semestre, nossa dica é fazer a contratação bem antes. Temos alguns clientes que nos contratam no início do ano, diluem o pagamento durante o ano (o que ajuda o caixa), e no final do ano já tem suas datas reservadas.
Esse planejamento antecipado também gera outros benefícios que podem fazer grande diferença para as empresas. Uma das vantagens é que permite a detecção de possíveis problemas na base com antecedência, além de um menor custo de logística, pois é possível nesses casos conseguir tarifas de transporte para locomoção da equipe muito melhores do que nas compras imediatas.
Quando se deve contratar um serviço de Inventário e regularização do Imobilizado?
Organizamos a resposta desta questão em três partes:
- O que a legislação diz;
- Benchmarking: As práticas atuais do mercado;
- A nossa melhor resposta;
Siga a leitura.
O que a legislação diz
Nossa legislação não obriga um inventário do ativo imobilizado anualmente. A norma diz para se avaliar no mínimo anualmente e sugere que se realize quando houver indícios significativos de mudança.
Porém, algumas empresas mais estruturadas, devido ao compliance, realizam o inventário anualmente, ou a cada 2 ou 3 anos. Esses são os ciclos mais comuns, mas há também aquele grupo de empresas que somente fazem quando a auditoria externa faz algum tipo de ressalva.
Benchmarking: as práticas atuais do mercado
Anualmente realizamos a Pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado 2023, que é um estudo dedicado para levantar dados sobre a área de patrimônio em empresas de todo o Brasil.
De acordo com o relatório dessa pesquisa, observamos as seguintes informações do setor sobre a frequência de realização do inventário patrimonial:
A maior parte das empresas mantém a frequência anual
De acordo com os resultados da nossa pesquisa em 2023, a maioria das empresas (54,3%) realiza o inventário de forma anual. Essa frequência é considerada ideal, pois reflete uma cultura organizacional sólida em termos de controle de ativos.
Por outro lado, deixar passar mais de três anos entre os inventários não é recomendado, uma vez que aumenta significativamente o risco de inconsistências nos registros dos ativos da empresa.
Qual a frequência de realização do Inventário Patrimonial em cada segmento de atuação?
Para uma análise mais detalhada sobre a frequência com que as empresas realizam inventário em diferentes setores de mercado, analisamos esses dados em um gráfico, levando em consideração apenas as empresas que já implementaram esse procedimento. O gráfico revela que setores como Agricultura ou Mineração, Bancos e Instituições Financeiras, Software e Cloud, Telecomunicações e Órgãos Públicos demonstram uma forte tendência em realizar inventários anuais.
Por outro lado, os setores de Comércio, Indústria, Hospitais, Indústria Química e Farmacêutica apresentam as menores taxas de realização do inventário físico. Nestes segmentos, mais de 30% das empresas entrevistadas indicaram que não possuem uma política definida para a revisão do inventário.
Serviço de Inventário é a principal destinação dos investimentos relacionados a gestão do imobilizado
A pesquisa trouxe dados relevantes sobre como as empresas pretendem usar seus recursos relacionados à gestão do imobilizado. Entre os participantes que informaram a destinação dos seus investimentos em gestão patrimonial, o Serviço de Inventário se destaca como a principal área de foco, com 26,6% das empresas priorizando essa atividade.
A nossa melhor resposta
Por fim, a melhor resposta para essa pergunta, na verdade, é: depende. Se a empresa for bem estruturada, tiver normas e procedimentos funcionais e uma boa política de imobilização, realizar o inventário a cada 3 anos é bastante razoável.
Se o nível de controle e maturidade for menor, se houver muita movimentação de bens e falhas no processo de imobilização, aí o aconselhável é diminuir esse tempo para a cada 2 anos ou até anualmente.
Muitas empresas quando contratam a Afixcode fazem um plano de revisão do inventário para o próximo ano ou para os próximos 2 anos. Nesse caso, no ano 0 (zero) realizamos o inventário completo, e nos anos 1 e 2 uma revisão por amostragem. Repetindo o ciclo no ano 3 com um inventário completo novamente. As vantagens desse tipo de contrato são:
- valor menor
- a diluição em pagamentos mensais
- suporte completo
- bônus disponibilizados para clientes nessa modalidade
Planeje-se
Se fossemos resumir a resposta para essas duas perguntas frequentes, a resposta óbvia e mais sensata se resume em uma única palavra: planejamento.
As empresas e os gestores que planejam com antecedência o inventário do imobilizado conseguem resultados melhores em termos financeiros, além dos aspectos intangíveis, como menor desgaste emocional, menor stress, entre outros.
Quer entender mais como fazer o planejamento do inventário e saber tudo sobre a execução deste serviço? Converse com um de nossos especialistas, estamos à disposição para te ajudar: comercial@afixcode.com.br ou (11) 2888-4747
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