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De forma geral, podemos definir o cotejamento ou conciliação como o processo de comparação e verificação de lançamentos contábeis com o objetivo de validação.
No processo de regularização contábil do ativo imobilizado é uma etapa fundamental que deve ser realizada após a conclusão do inventário físico.
A conciliação tem como objetivo certificar que o saldo constante no balanço realmente confere com a posição patrimonial física existente na companhia.
Introdução
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Processo de regularização do ativo imobilizado
O processo de regularização ou implantação do ativo imobilizado pode ser dividido em 3 etapas:
1. Inventário físico do imobilizado
Não vamos entrar em muitos detalhes aqui porque esse assunto já foi objeto de vários outros artigos aqui no blog, mas bem resumidamente o inventário físico consiste no processo de identificação dos bens com as placas patrimoniais e coleta de dados (informações físicas) do bem.
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2. Cotejamento físico x contábil
É o processo de cruzamento da base física e contábil, cujo objetivo é “unir” essas bases – o grande objetivo final da etapa de conciliação é ter uma base saneada (limpa) que represente a realidade do imobilizado e com informações úteis para os usuários da contabilidade, isto é, os registros do imobilizado devem ter informações ricas, descrição completa, marca, modelo, número de série, dimensão, etc. e as informações contábeis que dão lastro ao registro.
3. Saneamento das sobras
Após o cotejamento, a última etapa do processo de regularização é o saneamento das sobras físicas e contábeis, cujo objetivo é minimizar essas sobras – no saneamento então podem ser adotadas diferentes estratégias de acordo com as particularidades de cada empresa.
Processo de regularização do ativo imobilizado
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O que é a reconstituição contábil?
Um dos pré-requisitos para a conciliação contábil é que a base tenha informações suficientes para a correta identificação do bem e que também esteja analítica, ou seja, individualizada trazendo as informações contábeis e técnicas do ativo conforme documento de origem.
Quando a base contábil apresenta problemas, seja de deficiências de informações: descrições pobres, falta de informações de marca, modelo, etc… e/ou quando os lançamentos foram feitos de forma agrupada (exemplo: Equipamentos p/ informática, móveis e utensílios para o escritório), é necessário a realização do trabalho de reconstituição contábil antes da etapa de cotejamento.
O trabalho de reconstituição, consiste resumidamente na pesquisa das informações contábeis para a melhoria da descrição dos registros e abertura de lançamentos para termos uma base contábil analítica em conformidade com as leis e normas contábeis.
O que é a reconstituição contábil?
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Como é realizado o processo de cotejamento (conciliação) físico x contábil do imobilizado?
O processo de conciliação como explicado anteriormente consiste no cruzamento das bases físico x contábil. Esse processo dentro da metodologia da Afixcode possui diversos níveis, partindo do mais rigoroso para o menos rigoroso e também respeitando as regras de negócio da empresa.
Exemplos de regras de negócio:
Somente conciliar bens da mesma Filial/Centro de custo/Local – isto é tanto os bens físicos quanto contábeis devem ter a mesma classificação de Filial/Centro de custo/Local
Filial / Local
Filial / Centro de custo
Local / Centro de custo
Local
Centro de custo
Filial
Cotejamento sem restrição Filial/Centro de custo/Local – nessa opção é permitido o cotejamento cruzando bens entre filiais / centro de custo / local
O processo de conciliação então é realizado por rodadas, sendo necessário diversas rodadas de conciliação muitas vezes para alcançarmos o resultado desejado e a cada rodada reduzimos gradativamente o rigor da conciliação.
É um trabalho técnico e extremamente minucioso, que demanda muitas horas de profissionais qualificados e boas ferramentas de controle.
Como é realizado o processo de cotejamento (conciliação) físico x contábil do imobilizado?
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Níveis de conciliação (Afixcode)
Dentro da nossa metodologia de conciliação, temos diversos níveis de conciliação partindo do mais rigoroso para o menos rigoroso.
1º nível: regra de negócio + número de bem + descrição
2º nível: regra de negócio + número de série + descrição
3º nível: regra de negócio + número de tag (ou outro identificado) + descrição
4º nível: regra de negócio + descrição + marca + modelo
5º nível: regra de negócio + descrição + marca
6º nível: regra de negócio + descrição + modelo
7º nível: regra de negócio + descrição
8º nível: regra de negócio + descrição (conciliação forçada)
Obs: dentro da conciliação por descrição temos diferentes critérios de níveis de similaridade.
Confira o vídeo abaixo que explica mais sobre os níveis de conciliação:
Níveis de conciliação (Afixcode)
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Perguntas e respostas sobre cotejamento contábil e conciliação
Confira abaixo algumas das perguntas mais frequentes que recebemos já com as respectivas respostas e esclarecimentos:
O que são as sobras físicas? Como tratá-los?
São os itens identificados fisicamente durante o inventário, mas que por algum motivo não foi localizado seu correspondente contábil. Existem diversos motivos para uma sobra física, sendo um dos mais comuns problemas na contabilização (Aquisição / baixa).
Como esses itens não tem lastro contábil, não é possível “ativá-los”, sendo o procedimento correto apenas o controle físico desses bens.
O que são as sobras contábeis? Como tratá-las?
As sobras contábeis são aqueles registros do imobilizado que constam na contabilidade, mas por algum motivo não existem ou não foram localizados fisicamente
Existem diversos motivos para sobras contábeis, sem os mais comuns problemas de procedimentos, por exemplo bens baixados fisicamente, mas que não foram baixados contabilmente, furtos, etc. Uma vez comprovado que esses bens não existem fisicamente, o procedimento deve ser a baixa desses bens na contabilidade.
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A Afixcode realiza somente o serviço de conciliação?
O mais comum é o processo como um todo (inventário + conciliação), mas também fazemos somente o serviço de conciliação para os clientes que por exemplo fizeram o inventário físico internamente.
IMPORTANTE: o resultado do processo de conciliação dependerá muito da qualidade das bases físicas e contábeis fornecidas.
Perguntas e respostas sobre cotejamento contábil e conciliação
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FORMULARIO DIAGNOSTICO
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Garanta que o processo de cotejamento contábil seja feito por profissionais especializados
Nesse artigo comentamos a importância do cotejamento contábil no processo de inventário físico dos bens patrimoniais.
Quer conhecer mais sobre cada etapa do inventário e contar com a ajuda de profissionais para efetuar o cotejamento contábil em sua empresa? Então converse com um de nossos especialistas e tire todas as suas dúvidas: nossos canais principais de atendimento são comercial@afixcode.com.br, 11 2888-4747 e Whatsapp 11 99252-1782.
Garanta que o processo de cotejamento contábil seja feito por profissionais especializados
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