Fazer o inventário patrimonial no início do ano vai muito além de evitar as dificuldades de última hora. Essa prática traz uma série de vantagens que podem transformar a gestão de ativos da sua empresa. Descubra todos esses benefícios neste artigo!
Que o inventário patrimonial é essencial para as empresas, nós não precisamos nem repetir, certo?
A realização do inventário patrimonial é uma das primeiras etapas na implantação do controle patrimonial em uma empresa. Quando feita corretamente, essa prática oferece diversas vantagens, como a criação de uma base de informações atualizada e organizada sobre os bens, assegurando a precisão de dados financeiros para decisões estratégicas e evitando prejuízos financeiros, entre outros benefícios.
O que muitas empresas ainda não percebem é que iniciar o inventário patrimonial no começo do ano pode trazer impactos positivos significativos, tanto na operação quanto na redução de custos e melhoria dos resultados do projeto.
Com mais de 23 anos de experiência no mercado e a realização de mais de 1.700 projetos de inventário patrimonial, identificamos várias razões para recomendar que o inventário seja feito no primeiro semestre. Neste artigo, compartilhamos essas razões e suas justificativas. Continue lendo e descubra!
Por Que Fazer Inventário Patrimonial?
O inventário patrimonial é uma atividade essencial para todas as empresas, independentemente do seu tamanho ou segmento. Realizar o inventário patrimonial com frequência e manter o cadastro de bens atualizados pode trazer benefícios significativos para a empresa, como:
- Aprovação do balanço patrimonial sem ressalvas da auditoria;
- Suporte para políticas de reinvestimento no imobilizado;
- Segurança na contratação de seguros patrimoniais;
- Gestão eficiente do imobilizado;
- Garantias em financiamentos;
Qual a Frequência de Realização do Inventário Físico Mais Adotada nas Empresas do Brasil?
A Pesquisa Cenário do Ativo Imobilizado 2023, revelou que 54,3% das empresas brasileiras que realizam inventário patrimonial o fazem anualmente. Essa é uma excelente periodicidade, pois demonstra uma cultura de controle dos ativos bem estruturada.
A resposta dos outros participantes a essa pergunta foi a seguinte:
- 14,5% realizam o inventário a cada 2 ou 3 anos;
- 7,8% a cada 4 ou 5 anos
- 23,4% não há política definida;
Deixar um intervalo superior a 3 anos entre os inventários não é recomendado, pois eleva significativamente o risco de inconsistências nos registros cadastrais dos ativos da empresa.
Quando as Empresas Costumam Fazer Inventário Patrimonial: Padrões Comuns
Com mais de 23 anos de experiência no mercado, percebemos que, quase todos os anos, o número de empresas buscando realizar o inventário patrimonial cresce significativamente a partir de setembro e outubro. Nos meses de novembro e dezembro, no entanto, surgem os chamados ‘desesperados’, que, por diferentes razões, adiaram o início do projeto e agora enfrentam demandas quase impossíveis de atender.
O maior desafio desse tipo de demanda de última hora é o alto custo envolvido, que vai além do financeiro. Ele inclui desgaste emocional, sobrecarga física com longas horas extras e até impactos negativos no relacionamento entre os colaboradores.
Para evitar esses problemas, é importante que as empresas planejem o inventário patrimonial com antecedência.
7 Motivos para Fazer o Inventário Físico de Bens Patrimoniais no Começo do Ano
Existem muitas vantagens em realizar o inventário patrimonial no começo do ano (até o primeiro semestre), sendo as principais abaixo.
1. Garantia de Menor Custo do Serviço de Inventário
Essa vantagem é muito óbvia, mas mesmo assim acho relevante comentar. Pela simples lei da oferta e demanda, os preços dos serviços naturalmente são maiores à partir do 2º semestre.
Assim, a contratação de uma empresa especialista no início do ano pode gerar uma economia de pelo menos 10% no custo do serviço de inventário.
2. Menor Custo de Despesas Decorrentes do Inventário
Nos projetos que exigem muitos deslocamentos, esse ponto também é muito importante.
No final do ano, pelo aumento natural da demanda, diminui a disponibilidade de hospedagem e aumentam os custos. Além disso, geralmente também aumenta o custo de passagens aéreas, etc.
Um custo indireto que não pode ser ignorado ao realizar o inventário patrimonial é o tempo necessário para organizar a logística. Esse tempo tende a ser maior no final do ano devido à menor disponibilidade, enquanto no início do ano é mais fácil planejar e executar as etapas com eficiência.
3. Ganha Maior Margem de Segurança
Iniciar o inventário com antecedência e sem a pressão de prazos apertados permite um melhor gerenciamento de imprevistos, que são situações comuns nesse tipo de projeto. Dessa forma, há tempo para ajustar o planejamento conforme necessário, garantindo uma execução mais eficiente.
Alguns exemplos de imprevistos que podem ser evitados / minimizados quando há uma margem de segurança maior:
- Quantidade de itens maior do que estimado
- Falta de placas de patrimônio
- Necessidade de acréscimo de novos locais para serem inventariados
- Problemas no arquivo contábil (falta de informações para a conciliação) não detectadas durante a fase comercial
- Problemas de saúde da equipe envolvida
- Eventos extraordinários na cidade / região
4. Maior Tempo Para Análise e Ajustes do Serviço
Com mais tempo, é possível realizar um planejamento mais completo e melhor organização de tudo que envolve o inventário patrimonial. Isso permite analisar cada etapa com mais cuidado e fazer ajustes com mais tranquilidade.
5. Maior Qualidade
Projetos realizados no início do ano costumam ter resultados superiores em qualidade. Nossas pesquisas de satisfação confirmam isso, indicando que a média de satisfação dos clientes é significativamente maior no primeiro semestre em comparação ao segundo. Afinal, priorizar a qualidade sempre faz a diferença, não é mesmo?
6. Menos Estresse Durante o Processo
Por fim, talvez este seja um dos pontos mais importantes, tanto para o cliente quanto para a empresa prestadora de serviços: trabalhar com prazos adequados torna todo o processo mais tranquilo e menos estressante.
Clientes que chegam com demandas de ‘missão impossível’, precisando realizar o inventário patrimonial em um prazo extremamente curto, geralmente já estão em um alto nível de estresse. Mesmo quando aceitamos esses projetos, sua execução acaba sendo complicada e desgastante, tanto física quanto mentalmente, devido à ausência de margem para lidar com imprevistos.
Confira este vídeo para mais dicas para garantir o sucesso no seu próximo inventário:
7. Efeitos da Revisão da Vida Útil (Extra)
Muitas empresas aproveitam a revisão do inventário físico para reavaliar a vida útil de seus bens. Quando essa revisão resulta em alterações na vida útil, é essencial considerar os impactos contábeis, especialmente no cálculo da depreciação.
Auditorias geralmente recomendam que a nova vida útil seja aplicada a todo o exercício fiscal. Assim, realizar a revisão no início do ano facilita o processo, pois há menos meses para recalcular e ajustar os registros contábeis.
Devido à complexidade e ao trabalho envolvido neste ajuste, é comum que empresas que realizam a revisão no segundo semestre optem por aplicar os impactos contábeis apenas no exercício seguinte.
Planeje e Faça o Inventário com Antecedência e Garanta a Excelência nos Resultados
Concluindo, um bom planejamento é essencial para o sucesso de qualquer projeto, incluindo o inventário patrimonial.
Para isso, é importante programar o inventário para um período de menor demanda e com maior prazo para execução. Isso dará mais tempo para lidar com imprevistos e garantir a qualidade do trabalho.
Se você precisa de ajuda para planejar o seu inventário patrimonial, entre em contato com a Afixcode. Estamos à disposição para ajudá-lo a obter o melhor resultado possível: comercial@afixcode.com.br ou (11) 2888-4747
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