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Nos dias atuais é praticamente impensável realizar um inventário do ativo imobilizado da mesma forma na qual comecei minha carreira há mais de 20 anos atrás. Lembro-me que naquela época, nossos materiais de trabalho eram basicamente papel, caneta e prancheta. Impossível imaginar fazer um inventário de ativos assim atualmente, não é verdade?
Obviamente as limitações eram visíveis, a quantidade de informações coletadas eram bem menores do que as atuais e os erros e problemas eram constantes. Entre eles, era bastante comum a perda de folhas, informações ilegíveis, erros de digitação, etc.
Felizmente a tecnologia evoluiu muito e hoje temos sistemas robustos com recursos avançados que aumentam a confiabilidade e produtividade do inventário físico. Porém, mesmo nos dias atuais há muita diferença entre os softwares para realização do inventário e escolher uma boa aplicação pode fazer toda a diferença em diversos aspectos, tanto em relação a no tempo gasto para realizar o inventário, quanto na qualidade das informações coletadas.
Por isso, nesse artigo irei comentar 15 recursos que considero essenciais que um bom software de inventário patrimonial deve ter. Confira!
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Recursos Essenciais em um Software de Inventário Patrimonial
1. Campos diversos para coleta de informações:
RD FORMULARIO CHECKLIST + TITULO
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Dado a riqueza de informações que temos atualmente, o software de inventário deve ter campos para capturar as informações mais relevantes para o controle patrimonial (descrição, marca, modelo, número de série, tag, dimensão, capacidade, ano de fabricação, motor, RPM)
2. Campos para informações gerenciais:
Geralmente esses campos são referenciados de tabelas pré-alimentadas (exemplo: filial, centro de custo, local, responsável, unidade de negócio, projeto, agrupamento).
3. Campo de condição de uso:
O campo “Condição de Uso” merece um destaque especial nessa lista pois é através dessa informação que o técnico irá mensurar o estado de conservação do bem.
4. Campo de descrição padrão:
O recurso de descrição padrão aumenta a produtividade da equipe durante a realização do inventário e também auxilia na padronização das descrições dos bens.
5. Leitura do código de barras / QRCode:
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Além do recurso de leitura do código de barras, outro recurso interessante é a possibilidade de leitura de QR Codes, pois muitos equipamentos já estão vindo com esse código e muitas empresas optam por esse tipo de código em suas etiquetas patrimoniais.
6. Suporte para RFID:
Embora o código de barras ainda seja o padrão de mercado, ter um suporte a tecnologia RFID é um recurso desejável, visando principalmente a maximização do investimento no software.
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7. Suporte para fotos:
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Fotografar os bens é um recurso essencial e extremamente útil para a validação do inventário patrimonial.
8. Modo de funcionamento (online / offline / ambos):
Alguns sistemas somente funcionam online, outros somente offline, o ideal é ter um sistema que funcione em ambas situações e que você possa escolher a forma de operação de acordo com as melhores condições do local. Nem sempre é possível ter acesso a uma internet com boa velocidade. Por isso, é importante contar com a opção de sincronização offline após o término do inventário.
9. Geolocalização:
Esse recurso permite salvar as coordenadas (latitude e longitude) do bem via GPS, facilitando a localização do mesmo.
10. Número antigo / base auxiliar:
Em alguns inventários em que ocorre a substituição das placas de patrimônio, o recurso de captura do número antigo e utilização de base auxiliar (histórica) aumenta muito a produtividade do inventário.
11. Duplicação de bens:
Em um inventário, é comum encontrar diversos bens do mesmo tipo, como cadeiras, mesas, armários, entre outros. Nesses casos, a possibilidade de duplicar os bens é desejável para aumentar a produtividade do inventário.
12. Interface de dados:
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Trata-se do recurso de Importação / exportação ou integração direta com outros sistemas. O sistema de inventário deve ser fácil para carregar dados de uma base, o que facilita muito os processos de revisões do imobilizado, bem como ter a possibilidade de exportar os dados facilmente após o término do inventário para carregá-los em outros sistemas e dar continuidade à gestão patrimonial.
13. Configurações de parâmetros:
Possibilidade de configuração de campos obrigatórios, campos visíveis, entre outros recursos. Esse tipo de detalhe ajuda muito na padronização do inventário e garantia de que todas as informações essenciais serão coletadas.
14. Multiusuários e trilhas de auditoria:
Recursos que permitem identificar o responsável pelo inventário e as informações modificadas.
15. Diversidade de hardwares:
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Por último, porém, não menos relevante, um quesito que é importante ser lembrado é o hardware, ou seja, os equipamentos necessários para que o sistema seja instalado e funcione. O ideal é que o sistema rode em modelos diferentes de dispositivos de diversos fabricantes, pois quanto maior a variedade, menor tende a ser o custo do investimento em hardware já que é possível aproveitar os próprios aparelhos que a empresa já possui.
Conclusão
Nesse artigo comentamos os 15 recursos essenciais que um bom Software de Inventário Patrimonial deve possuir para garantir uma boa produtividade e até mesmo menor investimento em equipamentos ou em retrabalhos no seu inventário. Já analisou se a solução que a sua empresa usa ou pretende contratar possui todos esses recursos?
Existem algumas opções no mercado, entretanto nossa recomendação fica para o AFIXINV, Software de Inventário Patrimonial da Afixcode. Ele possui todos esses recursos listados acima e funciona em uma gama muito ampla de dispositivos Android (smartphones, tablets e coletores), o que permite uma drástica redução no custo total do investimento em equipamentos para realizar o inventário. Além disso, ele conta com diversos recursos que aumentam a produtividade da equipe em campo e permitem que o inventário seja realizado em menor tempo. Conheça todos os recursos do Afixinv!
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